Siklus Pengeluaran (Bagian I): Prosedure Pembelian dan Pencairan Kas

Tujuan dari siklus pengeluaran adalah mengkonversi kas organisasi ke bahan fisik dan sumber daya manusia yang dibutuhkan yang berkonsentrasi pada sistem dan prosedur untuk memperoleh bahan baku dan barang jadi dengan 2 fase : (1) tahap fisik, dan (2) tahap keuangan. Siklus pengeluaran ini dibentuk oleh 2 subsistem : (1) subsistem pembelian (2) subsistem pengeluaran kas.

Sistem Konseptual Pembelian dan Aktivitas Pengeluaran Kas

Prosedur Proses Pembelian

Prosedur ini berbeda untuk perusahaan manufaktur dan ritel dan disajikan dalam DFD

1)      Monitor catatan persediaan : Terkait dengan permintaan pembelianuntuk setiap item persediaan sesuai kebutuhan kemudian digabungkan menjadi pesanan pembelian tunggal

2)      Menyiapkan pesanan pembelian : Fungsinya untuk menerima permintaan pembelian dan meyiapkan pesanan atas permintaan pembelian.

3)      Menerima barang : Penerimaan persediaan dimana barang tiba (dengan blind copy)yang harus dihitung dan diperiksa sebelum menyelesaikan laporan penerimaan.

4)      Memperbaharui catatan persediaan :Tergantung pada metode penilaian persediaan yaitu  a)  sistem biaya standar b)  biaya aktual

5)      Set up hutang :setelah menerima persediaan  dan telah ada kewajiban untuk membayar barang maka ketika faktur tiba, dilakukan rekonsiliasi informasi keuangan dengan laporan penerimaan dan pesanan pembelian dalam file tertunda, kemudian pencatatan di jurnal pembelian dan hutang tergantung metode yang dipakai perpetual atau periodik.

Sistem Voucher Utang

·         Sebuah alternatif untuk prosedur AP

·         Menggunakan voucher pengeluaran kas : Voucher memberikan kontrol  atas pengeluaran kas dan mengurangi jumlah cek yang ditulis untuk pembayaran

·         Setiap voucher dicatat dalam voucher daftar

·         Posting ke buku besar : terkait persediaan dan rekening kontrol voucher.Pada tahap ini, pembelian dari siklus pengeluaran selesai.

Sistem Pencairan Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban dalam sistem pembelian. Tujuannya memastikan bahwa hanya kreditor valid menerima pembayaran dan jumlah yang dibayarkan tepat waktu dan benar. Tahapnya :

·         Mengidentifikasi kewajiban jatuh tempo : bagian hutang mengidentifikasi kewajiban jatuh tempo lalu mengirimkan persetujuan pembayaran dalam bentuk paket voucher ke bagian pencairan kas

·         Menyiapkan pencairan kas : bagian pengeluaran kas mengecek kelengkapan dan akurasi paket voucher dan mempersiapkan cek dan data terkait lainnya dalam daftar cek, yang juga disebut jurnal pengeluaran kas

·         Update catatan hutang

·         Posting ke buku besar : pencatatan jurnal voucher dari pengeluaran kas dan ringkasan akun hutang

Kontrol Siklus Pengeluaran

Aktivitas Kontrol	Sistem Pembelian	Sistem Pencairan Kas
Otorisasi Transaksi	Kontrol persediaan	Perizinan pembayaran hutang
Pemisahan tugas	kontrol persediaan terpisah dari pembelian dan tahanan persediaan. buku besar pembantu hutang terpisah dari buku besar.	Memisahkan fungsi buku besar pembantu Hutang, pengeluaran kas, dan buku besar.
Supervisi	Area penerimaan
Catatan Akuntansi	buku besar pembantu hutang, buku besar, berkas pembelian permintaan, pembelian memesan berkas, menerima berkas laporan.	Voucher berkas hutang, Hutang buku besar pembantu, kas pengeluaran jurnal, buku besar rekening kas umum.
Akses	Akses langsung Keamanan aset fisik(persediaan dan kas). Membatasi akses ke catatan akuntansi.	Akses tidak langsung Keamanan yang tepat atas uang tunai. Membatasi akses ke catatan akuntansi
Verifikasi independen	Verifikasi independen dengan hutang Hutang merekonsiliasi dokumen sumber sebelum kewajiban dicatat. Jurnal umum merekonsiliasi akurasi keseluruhan proses.	Verifikasi independen dengan buku besar Tinjauan akhir oleh pengeluaran kas. Secara keseluruhan rekonsiliasi dengan buku besar. rekonsiliasi bank secara periodik oleh kontroler

SISTEM FISIK

Pada bagian ini kita akan mengkaji sistem fisik dimulai dengan ulasan prosedur manual dan kemudian 

bergerak untuk menangani beberapa bentuk sistem berbasis komputer.

SISTEM MANUAL

Tujuan dari bagian ini adalah untuk mendukung pengobatan konseptual sistem yang disajikan dalam 

sebelumnya.

SISTEM PENGELUARAN KAS

PENGELUARAN KAS PROSEDUR

IMPLIKASI KONTROL 

Masalah-masalah pengendalian umum berhubungan juga dengan siklus pengeluaran dan tidak ditinjau 

kembali sini. Perbedaan antarasistem otomatis dan sistem direkayasa ulang. 

Sistem Otomatis 

1.      Peningkatan pengendalian persediaan.

2.      Manajemen kas lebih baik. 

3.      Jeda waktu. Tergantung pada jenis sistem order penjualan di tempat, jeda ini mungkin negatif 

mempengaruhi proses penjualan. 

4.      Pembelian. Dalam sistem otomatis ini, departemen pembelian langsung terlibat dalam semua 

keputusan pembelian

5.      Dokumen paper berlebihan. Dokumen kertas menambah biaya karena mereka harus dibeli,

 disimpan, disiapkan, ditangani oleh operator surat internal, dan diubah oleh tenaga pengolahan data.

Sistem rekayasa ulang 

1.      Menggunakan prosedur aktual dan langsungmengakses file untuk mempersingkat jeda waktu 

dalam pencatatan.

2.      Menghilangkan prosedur administrasi rutin dengan membagikanterminal ke daerah pengguna.

3.      Pengurangan yang signifikan dalam dokumen kertas dengan menggunakankomunikasi digital 

antara departemen dan oleh catatan menyimpan digital. Ini perbaikan operasional,

Namun, memiliki implikasi kontrol berikut

Ø  Pemisahan tugas.Sistem ini menghilangkan pemisahan fisik antara otorisasi dan proses transaksi.

Ø  Records akuntansi dan Kontrol akses. Sistem ini menghilangkan pemisahan fisik antara otorisasi 

dan proses transaksi.